Модуль ”Генератор документов”
Документы – это модуль CRM, который позволяет создавать и/или вести учет различных документов, прикреплять их к Организациям и Сделкам:
- Создание Договоров с автоматическим присвоением номера по шаблону и прикреплением файлов,
- Создание Актов приема-передачи (услуг/прав) с возможностью печати, преобразования в PDF и отправкой по email (по шаблону, с автоматическим присвоением номера, на основании Графика платежей и Спецификаций),
- Создание любых других типов документов с помощью редактора типов документов (не доступно в версии Base) с автоматическим присвоением номера по заданному шаблону,
- Разграничение доступа к созданию документов по Ролям и конкретным сотрудникам (не доступно в версии Base);
В процессе продажи возникает необходимость создавать различные документы – Коммерческие предложения, Договоры, Акты и прочие документы, в т.ч. и внутреннего применения. Модуль Документы позволяет делать это наиболее удобным образом и прикреплять к конкретным Клиентам и Сделкам в базе.
Генерируем документ
Для того, чтобы сгенерировать какой-либо документ переходим в карточку сделки на кладку "Документы" и в меню "Добавить" выбираем нужный из списка:
- К сделке можно прикрепить только один договор
- Доступ к созданию конкретным сотрудником или Ролью сотрудника документов определенного типа регулируется в настройках.
- Если в настройках модуля для конкретного типа документа указан шаблон номера и счетчик номераций система будет генерировать номер документа согласно счетчику и шаблону номера.
После выбора типа документа появится опциональное окно (см. рисунок выше). В окне можно назвать документ, выбрать период действия документа, а также выбрать шаблон (для автоматического создания документа в виде Word). Можно также прикрепить свои файлы.
Настройка модуля
Добавляем новый тип документа
В CRM документы типа «Договор» являются встроенным типом документов (внутренним) и предназначены для хранения и учета договоров с клиентами. Договор можно прикрепить к Карточке Организации или к конкретной Сделке. К Организации можно прикрепить неограниченное количество договоров, к Сделке – только один.
- Собственные типы документов можно прикрепить только к Сделкам
- К документу каждого типа можно прикрепить несколько шаблонов
Подробнее см. 2. Настройка системы / Типы документов
Готовим шаблон
В Yoolla CRM в качестве шаблонов документов используются документы Word (с расширением *.docx), в которых поставлены специальные теги - ключевые слова, вместо которых система будет подставлять нужные значения из базы данных.
Полный список тегов, а также детали настройки шаблонов можно посмотреть в разделе Шаблоны документов или скачайте инструкцию в виде PDF:
Добавляем шаблон
В разделе "Панель управления" / "Шаблоны документов" добавляем наш шаблон с привязкой к типу документа.
При этом к документу одного типа можно добавить неограниченное количество шаблонов. Посмотрите примеры документов:
Настройка своих реквизитов
Реквизиты своей компании (компаний) настраиваются в разделе «Мои компании» Панели управления.
- Вы можете занести в CRM все свои компании с указанием реквизитов + существующие расчетные счета с их реквизитами.
- В зависимости от компании, указанной в сделке, система будет подставлять необходимые реквизиты конкретной компании и расчетного счета.
- система автоматически подставит необходимый логотип компании и факсимилье.
В случае, отсутствия логотипа и/или факсимилье, система подставит те, которые указаны в разделе «Документы и Счета».
Реквизиты клиентов
Реквизиты клиентов добавляются в карточках клиентов в блоке "Реквизиты". В зависимости от типа клиента система предлагает разные реквизиты:
- Клиент. Физ.лицо - является конкретным человеком, а не организацией. Поэтому реквизиты адаптированы под физ.лицо:
- Клиент Юр.лицо, а также Поставщик, Партнер и Конкурент имеют ревизиты, присущие юр.лицам.
Важно!
Помните, что ревизиты Физ.лица являются Персональными данными, которые подпадают под защиту Федерального закона о защите Персональных данных. Настоятельно рекомендуем Вам ознакомиться с этим законом - Вы должны получить письменное согласие клиента на хранение и обработку его персональных данных.